POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTRODUCCIÓN
PELAEZ HERMANOS S.A. ,es una sociedad Colombiana, constituida legalmente mediante Escritura Pública No 1594 Notaría 01 de Barranquilla del 25 de mayo de 1949, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, Sociedad que se identifica tributariamente bajo el NIT 890.101.138-0. La Empresa, en aras a garantizar el derecho constitucional de habeas data, así como la buen nombre, la privacidad, la intimidad y el buen nombre de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, bien sean estos activos o inactivos, ocasionales o permanentes ha creado la siguiente política de uso y manejo de la información que La Empresa posee en sus bases de datos, a efectos de permitir el adecuado ejercicio y protección de los derechos del Titular de la Información, para que en cualquier tiempo, pueda solicitar la corrección, aclaración, modificación y/o supresión de la misma.
PRINCIPIOS
La presente política de Tratamiento de la Información que PELAEZ HERMANOS S.A posee, se regirá por los siguientes principios: • Principio de veracidad o calidad. La información contenida en las base de datos debe ser veraz, completa, exacta y comprensible; • Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. • Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente política debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen • Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos; • Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de La Empresa o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PELAEZ HERMANOS S.A con domicilio principal en la ciudad e Bogota D.C en la Cra 32 # 17-09 correo electrónico: gerenciabog@pelaezhermanos.com.
FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de PELAEZ HERMANOS S.A con las siguientes finalidades:
• Para el envío de información a sus trabajadores y familiares
• Para los trámites de afiliación a la seguridad social y cajas de compensación familiar a los trabajadores de PELAEZ HERMANOS S.A beneficiarios del servicio de salud;
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
• Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
• Para la verificación de saldos de sus acreedores;
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos a nivel local y nacional;
• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
TRATAMIENTO
PELAEZ HERMANOS S.A, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
AUTORIZACIÓN
PELAEZ HERMANOS S.A debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
• Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
• Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por PELAEZ HERMANOS S.A tales como:
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato o circular de autorización.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso PELAEZ HERMANSO S.A asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por PELAEZ HERMANOS S.A, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PELÁEZ HERMANOS S.A