El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado Artículo 15, el Artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.
PELÁEZ HERMANOS S.A. (La Compañía) está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y funcionarios.
La Compañía, dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales al interior y externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su objeto social, y la ley.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de PELÁEZ HERMANOS S.A., sus administradores, empleados en Colombia y de los contratistas y terceros que obran en nombre de PELÁEZ HERMANOS S.A.
Todos los empleados de PELÁEZ HERMANOS S.A. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones
Con el presente documento, la Compañía garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que la Compañía realiza Tratamiento.
Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
5.1. Principios Relacionados con la Recolección de Datos Personales.
Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a PELÁEZ HERMANOS S.A.
Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
5.2. Principios Relacionados con el Uso de Datos Personales.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
5.3. Principios Relacionados con la Calidad de la Información.
Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando PELÁEZ HERMANOS S.A. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
5.4. Principios Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.
Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con PELÁEZ HERMANOS S.A. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso Restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
Principio de Circulación Restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
Principio de Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Todo nuevo proyecto al interior de la Compañía, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con El OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, que es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las médicas necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal.
PELÁEZ HERMANOS S.A. realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de PELÁEZ HERMANOS S.A.
El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.
PELÁEZ HERMANOS S.A. también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:
Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con PELÁEZ HERMANOS S.A., respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por PELÁEZ HERMANOS S.A., que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo;
Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;
Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con PELÁEZ HERMANOS S.A., o aquel que llegare a tener;
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de PELÁEZ HERMANOS S.A. o empresas vinculadas y los aliados comerciales de PELÁEZ HERMANOS S.A.;
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de PELÁEZ HERMANOS S.A. o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de PELÁEZ HERMANOS S.A. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, PELÁEZ HERMANOS S.A. utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de PELÁEZ HERMANOS S.A. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de PELÁEZ HERMANOS S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de PELÁEZ HERMANOS S.A., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de PELÁEZ HERMANOS S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
PELÁEZ HERMANOS S.A. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, contratistas, subcontratistas, acreedores, aliados estratégicos y comerciales, subordinadas entre otros; recolecta constantemente datos cuyos titulares otorgan su autorización para realizar sobre ellos el tratamiento al cual serán sometidos estos datos personales, entre otras para las siguientes finalidades: Para desarrollar actividades comerciales, realizar campañas de promoción, marketing y/o publicidad, para darle cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos que se perfeccionan con sus clientes, proveedores y empleados; para darle cumplimiento a disposiciones legales o decisiones judiciales. Para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente; para informarles a los titulares de los datos sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales; para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar igualmente para fines administrativos, informativos, de mercadeo y ventas. En relación con lo anterior, PELÁEZ HERMANOS S.A podrá llevar a cabo el siguiente Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados: 1. Obtener, almacenar, compilar, custodiar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos y medios que para cada caso estime convenientes. 2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. 3. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, Recolección almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga. 4. Transferir o transmitir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos que opere o no en otra jurisdicción o territorio.
Los titulares de la información tienen derecho a:
El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que PELÁEZ HERMANOS S.A. está obligado a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
8.1. Deberes de PELÁEZ HERMANOS S.A. respecto del titular del dato.
8.2. Deberes de PELÁEZ HERMANOS S.A. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.
Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
8.3. Deberes de PELÁEZ HERMANOS S.A. cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
8.4. Deberes de PELÁEZ HERMANOS S.A. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si PELÁEZ HERMANOS S.A. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
10.1. Autorización para Tratamiento de Datos.
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.
Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.
10.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
10.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
PELÁEZ HERMANOS S.A. podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.
PELÁEZ HERMANOS S.A.
Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:
A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Que para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los titulares de los datos PELÁEZ HERMANOS S.A. ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar todas sus consultas, quejas y/o reclamos clientes@pelaezhermanos.com
Las pautas para atender consultas y reclamos:
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en PELÁEZ HERMANOS S.A. se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene PELÁEZ HERMANOS S.A. destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para atender en forma adecuada las consultas, será necesario contar con la identificación de quien de conformidad con la ley está legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a PELÁEZ HERMANOS S.A. que contenga la siguiente información:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PELÁEZ HERMANOS S.A. se compromete garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales que podrán ejercer mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico clientes@pelaezhermanos.com
El OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través de email clientes@pelaezhermanos.com
PELÁEZ HERMANOS S.A. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.
PELÁEZ HERMANOS S.A. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, por lo cual se encuentra vigente a partir del 2 de julio de 2013.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
Razón social: PELÁEZ HERMANOS S.A.
Dirección: Carrera 32 # 17 - 09 Bogotá - Colombia
Correo Electrónico: clientes@pelaezhermanos.com
Teléfono: en Bogotá (57-1) 3759555
Página web: www.pelaezhermanos.com
PELÁEZ HERMANOS S.A. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal con los que hace algún tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento de estos datos. Implementados protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el manual de políticas de seguridad para la protección de los datos personales.
En todos los eventos que PELÁEZ HERMANOS S A, realice que se recolecten datos se incluirá un aviso de Protección de Datos Personales con el siguiente Texto “Por el hecho de participar en el evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a PELÁEZ HERMANOS S A. para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento; así como para transferir dichos datos a terceros con los que tenga vínculos comerciales y transaccionales para el despacho de pedidos, responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente, para informarles a sus clientes de novedades, productos, servicios y ofertas especiales, así como servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar de marcas propias o de terceros El Tratamiento de los datos personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que PELÁEZ HERMANOS S.A. se disuelva y se liquide.
Con miras a mantener la vigencia de la PTI, PELÁEZ HERMANOS S.A. puede ajustar y modificar la PTI, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta etc.
Más reciente actualización: 2 de julio de 2016.